3 pecahan FAQ yang disediakan:
A.    Fungsi dan Peranan Bahagian Audit Dalam KDN
B.    Pasukan Pemantau Terma Kontrak (PPTK) KDN
C.    Penilaian Kendiri Pengurusan Kewangan Melalui Modul Self Assessment Audit (SAA) dalam Integrated Audit Report and Feedback Management System (iAREF)

Soalan Lazim (FAQ): Fungsi & Peranan Bahagian Audit Dalam, KDN

1. Apakah fungsi utama Bahagian Audit Dalam KDN?

Bahagian Audit Dalam berfungsi menjalankan audit bebas dan objektif terhadap aktiviti dan program KDN untuk menilai keberkesanan kawalan dalaman, pematuhan terhadap peraturan, serta keberkesanan dan kecekapan operasi.

2. Apakah jenis audit yang dijalankan oleh Bahagian Audit Dalam?

Jenis audit termasuk:

•    Audit Kewangan
•    Audit Prestasi
•    Audit Pematuhan
•    Audit ICT 
•    Audit Susulan

3. Siapakah yang boleh diaudit oleh Bahagian Audit Dalam?

Semua Jabatan, Agensi dan Bahagian di bawah pentadbiran KDN, termasuk pejabat cawangan negeri dan daerah, institusi penjara dan pusat tahanan, balai polis serta unit-unit khas yang menerima peruntukan atau menjalankan tanggungjawab awam termasuk pejabat di luar negara.

4. Bagaimana proses pelaksanaan audit dilakukan?

Secara umum, proses audit melibatkan:

1.    Perancangan audit
2.    Pemakluman awal kepada entiti auditi
3.    Kerja lapangan / pengumpulan bukti
4.    Penemuan awal dan perbincangan
5.    Penyediaan laporan audit
6.    Pemantauan tindakan susulan

5. Adakah Bahagian Audit Dalam mempunyai kuasa penguatkuasaan?

Tidak, Audit Dalam tidak mempunyai kuasa penguatkuasaan seperti agensi penguatkuasa. Bagaimanapun, Audit Dalam memberi teguran dan cadangan kepada pengurusan untuk tindakan pembetulan atau penambahbaikan.

6. Adakah hasil laporan audit didedahkan kepada umum?

Laporan audit biasanya adalah dokumen dalaman untuk kegunaan pengurusan tertinggi. Sebahagian maklumat mungkin dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Audit atau Laporan Tahunan KDN/Audit Dalam.

7. Apa yang perlu dilakukan jika saya ingin membuat aduan penyelewengan atau salah guna kuasa?
Aduan boleh disalurkan melalui:

•    Unit Integriti KDN
•    Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM)
•    Saluran aduan awam rasmi seperti SISPAA KDN atau e-Aduan

8. Bagaimana Bahagian Audit Dalam membantu meningkatkan tadbir urus?

Dengan menyediakan penilaian bebas dan objektif mengenai kawalan dalaman dan proses tadbir urus, serta mencadangkan penambahbaikan bagi mencapai matlamat organisasi secara berintegriti dan cekap.

9. Bagaimanakah pihak auditi boleh bersedia menghadapi audit?

•    Menyediakan dokumen sokongan berkaitan kewangan dan operasi
•    Memberi kerjasama penuh kepada pasukan audit
•    Memberikan maklum balas kepada penemuan audit dalam tempoh yang ditetapkan

Soalan Lazim (FAQ): Pasukan Pemantau Terma Kontrak (PPTK), KDN

1. Apa itu Pasukan Pemantau Terma Kontrak (PPTK)?

PPTK adalah pasukan khas yang dilantik untuk melaksanakan peranan dalam menambah baik proses seliaan/pemantauan terhadap pelaksanaan kontrak bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan di bawah Kementerian Dalam Negeri (KDN). Ia bertujuan untuk memastikan pematuhan kepada terma dan syarat kontrak oleh pembekal/perunding/kontraktor.

2. Apakah objektif penubuhan PPTK?

Objektif utama adalah untuk:
•    Memastikan pelaksanaan kontrak mengikut jadual, spesifikasi dan kos.
•    Mengesan kelewatan atau pelanggaran terma lebih awal.
•    Menyediakan laporan pemantauan berkala kepada pihak pengurusan.

3. Di peringkat mana PPTK perlu dilantik?

PPTK perlu dilantik di setiap Pusat Tanggungjawab (PTJ) di bawah KDN.

4. Di manakah Tatacara PPTK boleh dirujuk?

Tatacara Pasukan Pemantau Terma Kontrak Bagi Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan Di Bawah KDN (Pindaan November 2022) boleh dimuat naik melalui:
•    Laman sesawang KDN (www.moha.gov.my) di bawah carian Maklumat Korporat – Maklumat Bahagian – Bahagian Audit Dalam; dan
•    Mengimbas kod QR dalam perenggan 61.8 Arahan Pegawai Pengawal KDN Tahun 2025 seperti di bawah:

5. Bagaimana proses pelantikan PPTK dilakukan?

Ketua Jabatan akan mengeluarkan surat pelantikan rasmi kepada pengerusi dan ahli pasukan, berserta skop tugas dan tempoh pemantauan. Proses pelantikan diurussetiakan oleh Bahagian/Cawangan Perolehan di Ibu Pejabat Jabatan/Agensi.

6. Siapakah yang boleh dilantik sebagai ahli PPTK?

•    PPTK terdiri daripada seorang Pengerusi dan sekurang-kurangnya dua (2) pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. 
•    Sekiranya ketiadaan/kekurangan pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional, boleh melantik seorang pegawai daripada Kumpulan Sokongan dengan sekurang-kurangnya Gred 5 ke atas. 
•    Ahli boleh melebihi 2 orang. 
•    Bagi Bekalan/Perkhidmatan ICT boleh melantik pegawai ICT Gred F.
•    Ahli juga boleh dilantik di kalangan pegawai di daerah/cawangan yang bukan PTJ.
•    PPTK boleh diwujudkan lebih daripada 1 pasukan.

7. Apakah tanggungjawab utama PPTK?

•    Membuat pemeriksaan/pengesahan terhadap semua atau maksimum 5 kontrak perolehan bagi bekalan dan perkhidmatan di bawah Bahagian/PTJ masing-masing. 
•    Sekiranya PTJ hanya mempunyai 3 kontrak, ketiga-tiga kontrak tersebut perlu disemak setiap suku tahun.
•    Sekiranya kontrak bekalan dan perkhidmatan di PTJ melebihi 5 kontrak, 5 kontrak perlu dipilih untuk disemak setiap suku tahun secara penggiliran supaya semua kontrak di bawah kawalan PTJ dipantau setiap tahun.
•    Semakan hendaklah dilaksanakan terhadap arahan pembayaran yang telah dibayar dalam suku tahun berkenaan bagi 5 kontrak yang dipilih beserta semua dokumen sokongan termasuk pengesahan oleh pengguna dengan melaksanaan perkara berikut:
i.    Lawatan fizikal atau pemantauan berkala terhadap bekalan dan perkhidmatan yang terlibat.
ii.    Semak pematuhan terhadap jadual kerja, spesifikasi dan perkhidmatan.
iii.    Catat sebarang kelewatan, kecacatan atau pelanggaran kontrak.

8. Apakah laporan pemantauan yang perlu disediakan?

•    Senarai Semak Pasukan Pemantau Terma Kontrak (Lampiran G) perlu dilengkapkan bagi setiap kontrak yang disemak.
•    Setiap penemuan yang dikenalpasti dalam Senarai Semak Pasukan Pemantau Terma Kontrak hendaklah disenaraikan dalam Laporan Pemantauan Terma Kontrak (Lampiran H).
•    PPTK hendaklah mengemukakan Laporan Pemantauan Terma Kontrak kepada Urusetia JPKA peringkat PTJ yang terlibat dan seterusnya dikemukakan kepada JPKA peringkat Ibu Pejabat Jabatan/Agensi. 
•    Semua kontrak yang dilaksanakan pemeriksaan/pengesahan oleh PPTK hendaklah disenaraikan di dalam Laporan Pemantauan Terma Kontrak setiap sukuan walaupun tiada isu ketidakpatuhan bagi kontrak tersebut.

9. Apakah tindakan jika berlaku ketidakpatuhan terma kontrak?

Laporan perlu dikemukakan segera kepada Ketua Jabatan dan Pentadbir Kontrak untuk tindakan lanjut seperti:

•    Peringatan kepada pembekal
•    Tindakan penalti
•    Rujukan kepada Unit Undang-undang/Kontrak
•    Penghentian atau pelucutan kontrak (jika perlu)

Soalan Lazim (FAQ): C.  Penilaian Kendiri Pengurusan Kewangan (PKPK) Melalui Modul Self Assessment Audit (SAA) dalam Integrated Audit Report and Feedback Management System (iAREF)

1. Apa itu PKPK?

Penilaian Kendiri Pengurusan Kewangan (PKPK) merupakan satu proses sistematik yang dilaksanakan secara dalaman oleh sesebuah jabatan atau agensi untuk menilai tahap pematuhan, kecekapan dan keberkesanan dalam mengurus kewangan awam mengikut peraturan, dasar dan tatakelola yang ditetapkan oleh kerajaan.

2. Apa itu Modul SAA dalam iAREF?

Self Assessment Audit (SAA) ialah modul atau komponen dalam sistem iAREF yang membolehkan bahagian, jabatan atau agensi kerajaan menjalankan penilaian kendiri secara sistematik terhadap pematuhan dan prestasi pengurusan kewangan mereka sebelum audit sebenar dilakukan oleh pihak Bahagian Audit Dalam atau agensi audit luar.

3. Mengapa PKPK perlu dilaksanakan melalui Modul SAA iAREF?

•    Menyeragamkan pelaporan dan pemantauan prestasi pengurusan kewangan.
•    Memudahkan pemantauan oleh pihak pengurusan dan Bahagian Audit Dalam.
•    Mengurangkan kebergantungan kepada borang manual dan laporan berasingan.
•    Memastikan maklumat dapat diakses secara berpusat dan real-time.

4. Siapakah yang wajib melaksanakan PKPK melalui Modul SAA iAREF?

Semua Bahagian, Jabatan, Agensi dan Bahagian di bawah KDN yang menerima dan mengurus peruntukan kewangan tahunan. Bagi tahun 2025, PKPK melalui modul SAA iAREF hanya melibatkan Pusat Tanggungjawab (PTJ) sahaja namun dalam perancangan untuk dikembangkan ke peringkat Pusat Kos (PK) dan Pejabat Pemungut (PP).

5. Adakah iAREF menggantikan keperluan audit fizikal?

Tidak. Modul SAA iAREF adalah alat pelengkap untuk membantu penilaian awal dan pemantauan berterusan. Audit fizikal oleh pihak Audit Dalam atau Audit Negara tetap akan dijalankan mengikut keperluan.

6. Bilakah penilaian kendiri perlu dilaksanakan melalui Modul SAA iAREF?

Penilaian biasanya dilakukan sekali setahun, namun kementerian atau jabatan boleh menetapkan penilaian secara berkala (suku tahun / separuh tahun) mengikut keperluan. Penetapan dan arahan pelaksanaan penilaian kendiri melalui Modul SAA iAREF akan dikeluarkan oleh Bahagian Audit Dalam KDN dan perlu diselesaikan mengikut tempoh yang ditetapkan.

7. Bagaimana skor atau pemarkahan ditentukan dalam iAREF?

Pemarkahan berdasarkan skala pematuhan terhadap setiap komponen (Cemerlang, Baik, Memuaskan, Kurang Memuaskan, Tidak Memuaskan) dan disatukan untuk menghasilkan status keseluruhan pengurusan kewangan jabatan. 8 elemen kawalan yang akan dinilai iaitu Kawalan Pengurusan, Bajet, Terimaan, Perolehan, Perbelanjaan, Akaun Amanah dan Kumpulan Wang Amanah, Aset dan Stor serta Kenderaan Kerajaan.

8. Siapa yang bertanggungjawab menyemak dan mengesahkan penilaian dalam Modul SAA iAREF?

•    Pegawai Penyedia Auditi: Menjawab senarai semak dan muat naik dokumen
•    Pegawai Pengesah Auditi/Ketua Jabatan: Semak dan sahkan penilaian
•    Bahagian Audit Dalam / Bahagian Akaun: Pantau dan audit maklumat dimasukkan

9. Apakah tindakan susulan jika keputusan penilaian lemah?

•    Pelan tindakan pembetulan perlu dibangunkan
•    Penilaian semula mungkin diminta selepas tindakan diambil
•    Perkara akan dibawa ke mesyuarat pengurusan atau Jawatankuasa Audit

10. Di mana boleh dapatkan bantuan atau latihan penggunaan Modul SAA iAREF?
Pegawai boleh merujuk:

•    Pentadbir Sistem Bahagian Audit Dalam KDN.
•    Bengkel latihan yang dianjurkan oleh Bahagian Audit Dalam atau Bahagian Akaun.
•    Maklumat lanjut berkenaan pelaksanaan penilaian kendiri melalui Modul SAA dalam Sistem iAREF ini dengan:

i.      Melayari pautan : https://drive.google.com/drive/folders/1lSWp6nADdDD9oFBDBum3XJ2BD4CGZUrA?usp=sharing

ii.    Imbas kod QR :